Pourquoi ne plus utiliser Excel pour la gestion de chantier ?

Vous utilisez encore Excel pour la gestion de vos chantiers de travaux publics ? On vous explique toutes les bonnes raisons de migrer vers un logiciel de gestion de chantier et d’abandonner définitivement les tableurs.

Quels sont les inconvénients d’Excel pour la gestion de chantier ?

Beaucoup de temps perdu et une ergonomie perfectible

L’utilisation d’Excel implique souvent de créer un fichier à partir d’un onglet vierge ou d’utiliser un modèle et de le modifier. Cette étape préparatoire des fichiers fait perdre du temps à vos équipes et se révèle parfois un vrai casse-tête, surtout pour ne pas se tromper dans les formules.

Ce n’est pas non plus l’outil le plus ergonomique qui soit. Dans de gros fichiers, on se perd facilement dans les différents onglets. Puissant dans ses fonctionnalités, Excel reste difficile à appréhender si l’on souhaite obtenir un fichier complet et optimisé pour la gestion et le suivi de chantier. Ce n’est pas un logiciel doté d’une interface « user-friendly » ou très intuitive. De plus, certaines fonctionnalités importantes manquent à l’appel, comme la possibilité d’ajouter des documents ou d’inclure des photos directement dans le fichier.

Une collaboration difficile entre tous les acteurs du chantier

Excel n’est pas vraiment l’outil le plus approprié pour la collaboration.

Si plusieurs utilisateurs modifient l’un après l’autre le fichier pour le mettre à jour, il y a de grands risques qu’une ligne ou une colonne disparaisse ou qu’une formule soit modifiée. Et si vous n’utilisez pas les dernières versions d’Excel, vous ne pouvez même pas travailler tous en même temps sur le même fichier. Chacun doit donc attendre son tour pour modifier le document et l’envoyer au suivant.

De plus, il est difficile de suivre les modifications car aucune notification n’est envoyée pour dire qu’un utilisateur à mis à jour le fichier.

Au final, vos équipes passent presque plus de temps à corriger les fichiers qu’à gérer les chantiers.

Pas de suivi en temps réel du chantier

Le problème avec l’utilisation d’un tableur comme Excel est que le suivi en temps réel n’est pas possible ou difficile à mettre en place. Or la mise à jour automatique des données est primordiale pour un bon suivi de chantier.

En utilisant Excel, il est donc difficile de compiler les informations pour avoir une vision complète et globale de l’avancement de chantier, à moins de prendre beaucoup de temps pour l’intégration d’Excel avec vos outils de suivi de chantier (et encore, ce n’est pas toujours possible).

De plus, avec Excel, pas d’alerte par mail ou SMS pour vous signaler un problème sur le chantier par exemple. Vos équipes perdent donc en réactivité.

Pourquoi un logiciel de gestion de chantier comme TPS Gestion est-il plus efficace ?

Des fonctionnalités pensées spécifiquement pour la gestion de chantier

Avec un logiciel de gestion spécialement développé pour la gestion de chantier (ex : notre suite de progiciels TPS Gestion), vous bénéficiez de fonctionnalités pensées pour gérer efficacement tous vos chantiers :

• Mise en forme automatique : les rapports, tableaux de suivi de chantier et autres données sont automatiquement mis en forme par le logiciel. Il suffit de rentrer manuellement ou d’importer les informations dont vous avez besoin pour que les données soient immédiatement exploitables. Vous disposez de tableaux de bord clairs qui mettent en avant les informations essentielles.
• Suivi en temps réel et informations centralisées : l’avantage d’un logiciel de gestion de chantier est que ce dernier est en général associé à tout un écosystème de produits complémentaires (logiciel de planning, application mobile…) qui communiquent en temps réel avec lui. Vous disposez donc toujours de données à jour sur l’ensemble de vos chantiers.
• Collaboration et validation : conçu pour le travail collaboratif, le logiciel de gestion de chantier est utilisable sur tout support (PC, smartphone, tablette), accordant ainsi un accès simplifié à tous les acteurs d’un chantier, et ce, à tout moment. Vous profitez également d’une vraie traçabilité sur les modifications, grâce notamment à des mises à jour notifiées par mail ou SMS.

Un outil pas si dur à prendre en main

Excel est peut-être rassurant, mais les logiciels de gestion de chantier ne sont pas si compliqués à utiliser. Ils sont pensés par des éditeurs qui connaissent les besoins des gestionnaires de chantier.

Par exemple, nous développons chez Cofisoft nos solutions logicielles en ayant en tête l’ergonomie comme critère essentiel. Notre but est de vous aider à gagner en productivité, pas de vous faire perdre du temps. Nos logiciels sont donc intuitifs et faciles à prendre en main. Nous proposons également des formations de découverte et de perfectionnement pour aider les utilisateurs à mieux travailler grâce à nos outils.

Un ROI très rapide

L’achat d’une licence pour utiliser un logiciel de gestion de chantier représente certes un investissement, mais ce dernier est très vite rentabilisé. En effet, en utilisant par exemple notre suite TPS Gestion, vous obtenez un retour sur investissement rapide : vos équipes gagnent du temps, évitent les erreurs et suivent en temps réel les chantiers pour une gestion de chantier parfaitement optimisée. Vous dégagez ainsi plus de marges sur chaque chantier et vous pouvez même augmenter votre activité en acceptant encore plus de chantiers.