La gestion des réserves sur les chantiers : pourquoi la dématérialiser ?
La gestion des réserves est souvent un vrai calvaire pour les gestionnaires de chantier. Pour vous simplifier la tâche, n’hésitez pas à tout dématérialiser !
Gestion des réserves manuscrite : plus de contraintes que d’avantages
Les réserves correspondent aux imperfections et malfaçons inscrites dans le procès-verbal de réception de travaux. Traditionnellement, ces réserves sont inscrites sur un plan imprimé grâce à des annotations. Un feuillet est également rédigé pour chaque réserve. Ces réserves doivent être ensuite transmises aux bons intervenants et validées.
Cette technique est certes très simple à mettre à en place mais n’est pas du tout optimisée :
- Vos équipes risquent de perdre du temps à revenir au siège de votre entreprise pour transmettre les documents sur lesquels sont notées les réserves.
- Les réserves manuscrites se perdent facilement et peuvent devenir indéchiffrables s’il y en beaucoup.
- Le traitement des réserves manuscrites risque de prendre plus de temps (regroupement des informations des différents intervenants, ressaisie de toutes les données dans votre logiciel de gestion) et de rendre le suivi moins précis (pas de réelle traçabilité entre le moment où sont déclarées les réserves et la levée des réserves).
La dématérialisation de la gestion des réserves : une solution en phase avec la dématérialisation des chantiers
En dématérialisation la gestion des réserves, vous pouvez simplifier leur traitement et leur suivi :
- En prenant des photos depuis votre smartphone et en utilisant un plan de chantier numérique pour annoter et apporter les preuves des réserves de façon numérique ;
- En signalant directement les réserves depuis un smartphone par l’envoi de toutes les données nécessaires dans votre logiciel de gestion (ex : à l’aide d’un logiciel de GED) ;
- En suivant l’évolution du traitement des réserves sur votre logiciel de gestion de chantier ;
- En levant les réserves en un clic une fois ces dernières accomplies.
Ainsi, la tant redoutée gestion des réserves est pilotée intégralement dans votre logiciel de gestion et de ses différentes composantes (logiciel de GED, application mobile de suivi de gestion, EDI, logiciel de gestion de planning de chantier…). Vous ne laissez plus de place aux erreurs et aux pertes de documents.
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