Gagner du temps dans vos réponses aux appels d’offres

Pourquoi optimiser le temps passé à répondre à vos appels d’offre ?

En gagnant du temps dans vos réponses aux appels d’offres (AO), vous pouvez candidater à plus d’offres en même temps. Vous augmentez ainsi vos chances d’accroître votre activité en gagnant le plus de marché possible. Vous allez également permettre à vos équipes de libérer du temps pour mieux finaliser les réponses aux appels d’offres :

• plus les tâches sont automatisées, moins il y a d’erreurs;
• le temps gagné sera utilisé pour vérifier vos réponses.

Les outils et techniques permettant de répondre plus vite aux appels d’offre

1/ Dématérialiser la gestion des AO

Pour gagner du temps et répondre plus rapidement aux appels d’offres, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la dématérialisation. Gérer vos réponses aux AO en version papier est une vraie perte de temps, surtout avec les moyens technologiques à votre disposition pour simplifier et automatiser au maximum cette tâche (ex : les messageries EDI). De plus, les réponses aux marchés publics de plus de 25 000 euros HT sont entièrement dématérialisées depuis le 1er octobre 2018 : la dématérialisation est donc un passage obligé si vous visez des marchés supérieurs à ce montant.

2/ Ne pas perdre de temps à chercher les AO

Ce n’est pas à vous de chercher les appels d’offres, ce sont elles qui doivent venir à vous ! Ne perdez plus de temps sur les plateformes recensant les appels d’offres (les profils d’acheteurs) mais utilisez plutôt un logiciel de gestion des AO qui les récupère pour vous. Il vous suffira d’ouvrir ce logiciel qui regroupera tous les nouveaux marchés publics pour trouver les AO qui vous intéressent en quelques minutes.

3/ Chiffrer vos réponses rapidement un logiciel de chiffrage de chantier

Le classique tableur est souvent utilisé pour chiffrer des travaux, mais il existe une solution encore plus efficace : le logiciel de chiffrage de chantier. Grâce à lui, vous allez pouvoir réaliser une estimation précise du coût des travaux (calculer les déboursés secs, simuler vos marges …) mais aussi importer les documents nécessaires pour répondre aux AO (ex : DPGF, BPU, DQE) directement dans le logiciel pour les remplir.

Pour en savoir plus : Comment chiffrer un chantier pour répondre aux appels d’offres ?

4/ Répondre aux appels d’offres sans ressaisies

Grâce à un logiciel de gestion des AO, vous pouvez remplir les documents fournis par les établissements publics (DPGF, BPU, DQE…) directement dans le logiciel de gestion des AO, avec un minimum de ressaisies. En effet, ce logiciel de gestion des AO pourra regrouper seul de nombreuses informations via plusieurs sources, et notamment votre logiciel de chiffrage, et préremplir certaines données pour vous faire gagner du temps.

Pour répondre à tous vos appels d’offres de façon rapide et efficace, testez notre module TPS SPIGAO ! Grâce à la collaboration avec Edisys (éditeur de la solution SPIGAO) vous allez pouvoir :

• consulter directement dans TPS Gestion (notre suite de progiciels dédiés à la gestion de chantier de travaux publics) les appels d’offres ;
• Importer les documents nécessaires pour effectuer l’étude de prix dans notre logiciel de chiffrage de chantier TPS Etude;
• Exporter les données de TPS Etude vers TPS SPIGAO pour remplir les documents nécessaires à la réponse aux appels d’offres ;
• Répondre de façon dématérialisée aux AO depuis TPS SPIGAO.