La dématérialisation des factures dans le BTP

La dématérialisation fait partie des étapes incontournables pour les entreprises, y compris celles du secteur BTP. Revenons un instant sur les avantages et enjeux de la dématérialisation des factures dans le BTP.

Des coûts réduits et une organisation simplifiée

La dématérialisation des factures permet de simplifier leur édition, leur envoi mais aussi leur stockage.
En effet, l’édition des factures peut se faire quasi-automatiquement grâce aux données envoyées depuis votre ERP / logiciel de gestion des commandes pour remplir les différents champs de la facture.
Ensuite, vous pouvez envoyer votre facture de façon sécurisée via un portail web clients ou l’utilisation d’une messagerie EDI.
Enfin, avec un logiciel de GED, vous pouvez archiver votre facture pour la conserver en toute sécurité sur des serveurs en interne ou sur le Cloud.

En plus du gain de temps, la dématérialisation permet surtout de réduire les coûts (frais d’encre, papier, timbres postaux…). Ne pas y recourir pour l’édition, l’envoi ou la réception de facture génère un vrai surcoût pour les entreprises.
La dématérialisation est aussi le meilleur moyen pour accélérer la validation des factures et par conséquent leur paiement.

Les factures électroniques bientôt obligatoires

Les entreprises françaises étaient déjà dans l’obligation d’envoyer les factures à destination des établissements publics au format électronique depuis le 1er janvier 2020. Désormais, une ordonnance du 15 septembre 2021 met en place une obligation de facturation électronique progressive entre les entreprises privées assujetties à la TVA :

• Obligation de réception des factures électroniques dès le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises ;
• Obligation de transmission des factures électroniques dès le 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises ;
• Obligation de transmission des factures électroniques dès le 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• Obligation de transmission des factures électroniques dès le 1er janvier 2026, pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

NB : Le terme de facture électronique fait référence ici aux factures éditées, envoyées et reçues sous format dématérialisé et doté d’une base minimale de données sous forme structurées, et non aux factures au format PDF par exemple.

Des outils pour faciliter la gestion des factures sur les chantiers

La dématérialisation des factures est réellement en phase avec le besoin de mobilité des gestionnaires de chantiers. Une application mobile de suivi de chantier est alors l’outil parfait pour permettre à vos équipes sur le terrain de profiter de la dématérialisation. Elle permet notamment d’envoyer des photos de factures et autres documents numériquement depuis le chantier mais aussi d’accéder facilement aux factures clients et autres documents simplement depuis votre téléphone.

Chez Cofisoft, il y a bien longtemps que nous avons compris l’enjeu de la dématérialisation pour les entreprises du BTP. Nous proposons notamment une application mobile de suivi de chantier complète et parfaitement intégrée aux logiciels de la gamme TPS Gestion. N’hésitez pas à parcourir notre site web pour découvrir nos progiciels ou à nous contacter pour en savoir plus.