La GED : un véritable atout pour la gestion de chantier
La GED (gestion électronique de documents) s’impose comme un incontournable de la gestion de chantier. La dématérialisation et l’utilisation de nouvelles technologies (maquette numérique, BIM…) obligent les entreprises à se digitaliser au maximum. Et grâce à la GED, vous gérez tous vos documents dématérialisés, aussi bien techniques que comptables, de manière sécurisée et efficace. Revenons un instant sur les avantages de la GED pour la gestion de chantier.
Centralisation tous les documents liés aux chantiers
La GED permet tout d’abord de centraliser tous les documents au même endroit. Ce regroupement des documents pour un même chantier permet un meilleur suivi des travaux et une meilleure collaboration entre les différentes équipes de votre entreprise.
La GED permet de classer très simplement les documents afin de les retrouver et de les utiliser plus facilement. De plus, les outils de GED sont souvent dotés d’un moteur de recherche interne, qui permet de retrouver rapidement n’importe quel document sans perdre de temps.
Sécurité des documents de chantier
La GED permet d’archiver simplement et de façon sécurisée tous vos documents. Vous ne risquez plus de perdre vos fichiers puisque ces derniers peuvent être facilement sauvegardés dans un cloud sécurisé ou sur un serveur privé dans l’entreprise. Vous mettez ainsi fin au problème lié à la perte des documents papier et vous pouvez rééditez sur demande des bons de commande, des devis ou des factures sans peine.
L’autre côté sécurisant de la GED vient de la traçabilité. Avec un logiciel de GED, il est possible de suivre les modifications sur un fichier en affichant un historique des versions. Vous savez ainsi précisément qui a modifié un fichier et à quel moment.
Partage des documents de chantier
La GED permet de partager facilement en interne tous les documents de chantier. Le logiciel de GED permet en effet une gestion des droits pour gérer les accès aux documents dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler. Il n’est plus nécessaire d’envoyer manuellement les documents puisque ces derniers sont accessibles depuis la plateforme de GED.
La GED est un également un outil qui vous permet d’optimiser le processus de validation, en indiquant aux utilisateurs quels sont les documents en cours de validation et ceux qui sont validés (et par qui).
Vous pouvez aussi interconnecter le logiciel de GED à un portail clients (un intranet) ou une solution EDI pour envoyer plus rapidement les documents importants vers vos clients.
Accessibilité des documents sur chantier avec une application mobile
La GED permet de consulter ou d’ajouter des documents depuis n’importe quel support, dont les smartphones. Sur les chantiers, les conducteurs de travaux peuvent consulter les documents dont ils ont besoin directement depuis leur smartphone mais peuvent aussi en ajouter (ex : photo de bons de commande, photo d’incidents, situation du stock…).
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