Comment optimiser la gestion administrative de votre chantier ?
La gestion administrative de vos chantiers est un travail chronophage mais il existe des solutions pour la simplifier. Petit indice : la dématérialisation est la clé !
Dématérialiser les documents de chantier et utiliser la GED
Un bon de livraison validé, des photos de chantier, des plans, des feuilles de pointage… tous ces documents se retrouvent à circuler sur les chantiers. Or, pour faire remonter l’information au plus vite et éviter les pertes, rien de mieux que la dématérialisation !
En digitalisant tous vos documents de chantier, vous évitez à vos équipes de trimbaler avec eux tous les documents dont ils ont besoin. A l’aide d’un logiciel GED ou d’une plateforme web, vous pouvez stocker et expédier à volonté tous les documents nécessaires à la conduite de chantier.
Dématérialiser au maximum les processus
La dématérialisation ne doit pas s’arrêter au stockage ou à l’envoi dématérialisé de documents. Il faut dès le départ dématérialiser vos processus. Par exemple, nous vous conseillons vivement d’utiliser une application mobile.
Cette dernière vous sera utile par exemple pour réaliser le pointage du personnel, faire remonter une panne de matériel / une baisse de stock, associer à un chantier des photos prises avec le smartphone… Plus besoin ici de créer un document papier ou un document Word / un tableau Excel. Les informations sont saisies dans l’application et vont remonter directement dans votre logiciel de suivi, ce qui permettra de remplir automatiquement les factures, les fiches de paie, les bons de commande…
Choisir les bons outils et le bon éditeur
Pour que la dématérialisation s’opère correctement au sein de votre entreprise de travaux publics, il sera nécessaire d’utiliser des outils adaptés à votre secteur d’activité mais également en phase avec la digitalisation.
N’hésitez pas à vous renseigner sur les possibilités d’interconnexion d’un logiciel de gestion de chantier avec les autres outils dont vous avez besoin au quotidien avant de faire votre choix : logiciel de facturation, application mobile de suivi de chantier, logiciel de planning de chantier, logiciel de gestion de la paie, logiciel de gestion des appels d’offres.
Chez Cofisoft, nous proposons l’interconnexion complète entre tous les outils de la gamme TPS mais aussi avec des solutions tierces de renom complétement intégrés à nos outils (ex : SPIGAO). La dématérialisation n’a plus aucun secret pour nous. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter !
