Astuces pour optimiser la gestion des appels d’offres
Point très important pour les entreprises de travaux publics, la réponse aux appels d’offres peut être grandement simplifiée par l’utilisation des bons outils. Voici quelques astuces pour optimiser votre gestion des appels d’offres.
Être opérationnel par rapport à la dématérialisation
Depuis le 1er octobre 2018, la réponse aux marchés publics est entièrement dématérialisée (pour les marchés de plus de 25 000 euros HT). La tendance est la même avec les factures électroniques, qui tendent à se généraliser. Les entreprises ont d’ailleurs l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les contrats conclus avec l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics.
La digitalisation se généralisant, équipez-vous d’un logiciel de gestion de chantier qui a réussi sa révolution numérique et qui vous propose des outils vous permettant de traiter la gestion de votre activité de travaux publics de façon numérique.
Utiliser un outil de type EDI qui permet de centraliser tous les appels d’offres
Il est tout à fait possible de répondre directement aux appels d’offres (AO) sur les profils d’acheteurs (les plateformes où sont déposés les appels d’offres). Mais c’est cela devient vite long et fastidieux. Pour optimiser la réponse aux appels d’offres et ne jamais manquer des occasions en or, il est possible de recourir à des outils qui facilitent la recherche et la réponse aux AO, comme par exemple les EDI. Un EDI (échange de données informatisé) permet d’échanger des informations de façon automatique entre deux ordinateurs, via une liaison spéciale et sous un format précis.
Les éditeurs de logiciels de gestion peuvent proposer des solutions EDI pour répondre directement aux AO, sans avoir à se connecter à chaque fois sur les différents sites web, remplir les formulaires, insérer les documents… Tout se passe directement depuis votre le logiciel de gestion, qui dispose déjà de toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre aux AO.
Chez Cofisoft, nous avons bien pris conscience du caractère indispensable de ce genre d’outils pour la gestion des chantiers de travaux publics. C’est pourquoi nous vous proposons l’outil TPS SPIGAO, créé grâce au partenariat avec Edisys, éditeur de la solution SPIGAO.
L’indispensable logiciel d’étude de prix
Avec ou sous dématérialisation, le logiciel d’étude de prix est indispensable pour répondre aux appels d’offres. Il est essentiel de choisir un logiciel d’étude de prix performant, qui doit notamment pouvoir :
- Etablir une estimation précise du coût des travaux
- Faciliter l’extraction des données de l’étude de prix pour le transfert vers les plateformes d’appels d’offres
Avec le couple TPS Etude + TPS SPIGAO, vous exportez votre étude de prix qui est ensuite automatiquement ajoutée sur le document fourni par l’acheteur public.
Jeter un œil à la programmation des achats
La direction des achats de l’Etat publie un document appelé la programmation des achats, qui regroupe les achats potentiels des ministères sur période donnée. Elle permet aux entreprises d’accéder plus facilement aux marchés de l’Etat et d’anticiper certaines opportunités.
Vous pouvez retrouver ce document sur le portail de l’Economie, des Finances, de l’action et des Comptes publics. N’hésitez pas à y jeter un œil pour y trouver de futurs marchés.
