Comment bien choisir votre logiciel de gestion de la paie BTP ?
La gestion de la paie dans le BTP est une tâche délicate. Beaucoup d’entreprises choisissent l’externalisation de la paie, alors que cela est au final plus onéreux et contraignant sur de nombreux points. Au contraire, internaliser la paie offre de nombreux avantages et permet notamment de réduire les coûts liés à la gestion de la paie.
Et si vous souhaitez l’exécuter en interne, il est primordial de bien choisir votre logiciel de gestion de la paie. Et cela tombe bien car nous sommes au moment propice pour basculer vers un nouvel outil de paie, juste avant de commencer une nouvelle année civile. Voici quelques conseils pour vous orienter vers la bonne solution.
Vérifier l’ergonomie du logiciel
La complexité de la paie dans le BTP peut être atténuée grâce à l’utilisation d’un logiciel bien pensé. Le but d’un logiciel de gestion de la paie est de vous faire gagner du temps, pas de vous en faire perdre. L’ergonomie et la prise en main du logiciel doivent être donc particulièrement étudiées pour que votre personnel en charge de la paie puisse facilement éditer des bulletins.
Le logiciel de gestion de paie est là aussi pour éviter les erreurs. En tant que logiciel développé pour la paie, il doit vous permettre d’automatiser au maximum l’édition des bulletins, notamment en préremplissant les heures travaillées, les absences, les congés… Mais il doit pouvoir aussi calculer automatiquement les abattements pour frais professionnels, le calcul des congés payés, les cotisations chômage intempérie… Les interventions humaines étant limitées, le risque d’erreur est ainsi réduit.
Se renseigner sur les mises à jour
Les évolutions légales et conventionnelles sont nombreuses au niveau de la paie. Le secteur du BTP doit s’accommoder aussi bien des dispositions légales et réglementaires que celles présentes dans les conventions collectives.
Afin que toutes ces sources officielles soient respectées pour éditer un bulletin de paie valable, vous devez vous assurer que l’éditeur choisi propose rapidement et régulièrement des mises à jour pour son logiciel.
Choisir un éditeur spécialiste de votre secteur d’activité
Quitte à investir dans un logiciel de gestion, autant choisir une solution spécialement développée pour votre secteur d’activité. Un logiciel trop généraliste risque de ne pas prendre nativement en compte les spécificités de la paie BTP. Vos équipes risquent de perdre du temps pour paramétrer le logiciel ou pour modifier manuellement les bulletins de paie afin d’obtenir le bon résultat. Pour plus d’efficacité, préférez donc un logiciel spécialement conçu pour la paie BTP.
S’interroger sur la sécurité des données
La protection des données personnelles est un enjeu majeur pour les entreprises. Le logiciel de gestion de la paie doit par conséquent vous garantir la sécurité des données utilisées pour traiter la paie.
Il y a également la question de la sécurité du bulletin en lui-même. Les entreprises ont en effet l’obligation de conserver pendant 5 ans les bulletins de paie sous format papier ou électronique. Choisissez donc un logiciel garantissant un archivage sécurisé de vos documents (ex : via un coffre-fort numérique).
Dématérialiser la DNS et autres déclarations
Le logiciel de gestion de paie ne doit pas se limiter à l’édition des bulletins de paie. Il doit vous permettre de réaliser vos télédéclarations fiscales et sociales (ex : la DNS). Vérifiez bien que le logiciel puisse communiquer avec les portails web officiels via une API ou l’EDI pour transmettre automatiquement vos déclarations.
Choisir un accompagnement de qualité
La gestion de la paie peut représenter un vrai challenge pour vos équipes. C’est pourquoi l’internalisation de la paie n’est possible que si l’éditeur du logiciel est là pour vous accompagner aussi bien lors de l’intégration que dans l’utilisation quotidienne de l’outil. Renseignez-vous bien sur les prestations de SAV et les interlocuteurs qui seront à votre disposition en cas de problème.
Se renseigner sur les compatibilités avec les autres logiciels
Le logiciel de gestion de la paie doit être connecté à vos autres logiciels de gestion (ERP, planning, comptabilité…) afin de récupérer les informations nécessaires à l’édition des bulletins. Vérifiez donc bien la compatibilité du logiciel de gestion de paie avec les outils déjà utilisés dans votre entreprise.
Opter pour des modules RH en complément
Le logiciel de gestion de la paie ne doit pas se limiter à l’édition pure et simple des fiches de paie. Des modules de RH peuvent aussi vous être proposés pour optimiser l’utilisation de la masse salariale (ex : la gestion des congés).
Des modules d’analyse peuvent aussi vous permettre d’étudier comment est utilisé cette masse salariale (heures supplémentaires, absences…) à l’aide notamment de tableaux de bord et de graphiques.
CofiPaie, le logiciel de gestion de paie TP par Cofisoft
CofiPaie pour TPS est un logiciel de gestion de la paie dédié aux entreprises de travaux publics. En choisissant ce logiciel pour la gestion de la paie, vous bénéficiez d’un outil complet, performant, mis à jour et compatible avec tous les produits de la gamme TPS Gestion.
Grâce à CofiPaie, la gestion de la paie TP est totalement dématérialisée et sécurisée (via un coffre-fort numérique pour stocker les bulletins). Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.
