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Comment bien migrer vers un nouveau logiciel de gestion de chantier ?

07/10/2021 07:00

Vous souhaitez changer de logiciel de gestion de chantier ? Voici notre guide pour bien migrer vers une nouvelle solution.

Prendre le temps de bien définir vos besoins

etape changement logiciel gestionAvant de sauter le pas, vous devez absolument faire un état des lieux de votre situation. Un audit doit être effectué afin de déterminer les attentes précises que doit satisfaire le futur outil de gestion.
L’implication de vos collaborateurs est indispensable à cette étape : il est important de leur demander leurs attentes, les fonctionnalités du logiciel dont ils ont besoin pour travailler et les défauts de la solution actuelle (ex : via un formulaire que vous leur distribuez par exemple).
N’oubliez pas également la question de la reprise des données : il ne faut absolument pas perdre les données que vous utilisez et qui sont stockées dans votre suite de gestion actuelle ! Vous devrez alors réfléchir à des solutions pour migrer vos données vers la nouvelle solution sans perte.

Une fois les besoins et attentes de chacun réunis, il vous faudra mettre par écrit ce que vous attendez de l’éditeur de logiciel en rédigeant un cahier des charges. Ce dernier (qui peut être réalisé avec l’aide d’une société spécialisée) reprendra des objectifs précis et mesurables pour guider l’éditeur de solution : plus le cahier des charges sera clair et précis, moins il y aura de corrections et de retard à l’intégration.

Choisir des collaborateurs pour suivre le projet

Migrer vers un nouveau logiciel de gestion de chantier est un projet complexe qui doit être absolument suivi de votre côté.
Afin de suivre l’avancement, de vérifier la bonne intégration du logiciel ou tout simplement échanger avec l’éditeur de la solution de gestion choisie, il vous faut désigner un ou plusieurs collaborateurs comme « chef de projet ».

Choisir votre nouveau logiciel de gestion de chantier

Afin de choisir le bon logiciel de gestion de chantier, plusieurs démarches sont à suivre pour ne pas vous tromper :

  • Définir vos besoins (voir le 1er paragraphe) ;
  • Vérifier l’adéquation de vos besoins avec les fonctionnalités du logiciel ;
  • Vérifier la prise en main du logiciel (gage de qualité et d’optimisation du temps)
  • S’assurer de la présence d’une application mobile (indispensable aujourd’hui pour le suivi de chantier) ;
  • Se renseigner sur les investissements R&D de l’éditeur (pour garantir une solution en perpétuelle évolution et adaptée aux besoins du métier) ;
  • S’informer sur la qualité du service et de l’accompagnement de l’éditeur.

Pour plus de détails, n’hésitez pas à lire notre article « Bien choisir votre logiciel de gestion de chantier ».

Suivre et s’investir dans l’intégration

Les responsables en interne du projet de changement de logiciel de gestion doivent suivre l’avancement de l’intégration (et notamment s’assurer du respect du planning convenu) mais aussi superviser les phases de tests et de paramétrage avec l’aide de vos collaborateurs. Vous allez ainsi pouvoir affiner la configuration du logiciel pour correspondre au mieux aux attentes inscrites dans le cahier des charges et détecter les bugs avant la migration finale vers cette nouvelle solution.

Former vos collaborateurs à la nouvelle solution de gestion de chantier

Pour profiter pleinement de votre nouvel outil de gestion, prévoyez également avec l’éditeur des phases de formation. Même si les logiciels de gestion de chantier ont beaucoup de similarités, la prise main et les fonctionnalités peut différer d’un éditeur à l’autre : il est donc indispensable de faire découvrir les fonctionnalités de base de ce nouvel outils à vos collaborateurs. La productivité de votre personnel n’en sera que plus grande !

Suivre les MAJ du logiciel de gestion de chantier

Des mises à jour évolutives seront proposées au fil du temps par votre éditeur de solution. Soyez attentifs à ces MAJ pour toujours profiter des dernières fonctionnalités et corrections de bugs dès leurs sorties !

Si vous souhaitez changer de logiciel de gestion de chantier, n’hésitez pas à nous contacter ! Faire confiance à Cofisoft, c’est profiter d’offres de services adaptées : installation, paramétrages, formation, support, conseil en organisation, audit et accompagnement. Nous sommes toujours là pour vous aider à utiliser au maximum les capacités de notre logiciel de gestion de chantier et obtenir un ROI très rapide.